Sprawdź jak prawidłowo dokonać potrącenia wierzytelności

Instytucja ustawowego potracenia wierzytelności jest często używana w branży budowlanej. W praktyce zdarzają się jednak błędy przy dokonywaniu potrąceń, sprawdź jak się ich ustrzec.

Jak dokonać skutecznego potrącenia wierzytelności?

Zgodnie z przepisami potrącenie wierzytelności jest możliwe gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie wierzycielami i dłużnikami, a obie należności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub innym organem państwowym. Do dokonania potrącenia wystarczy złożenie oświadczenia przez jedną ze stron umowy. Oświadczenie o potrąceniu najlepiej złożyć w formie pisemnej i wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. 

Sprawa wydaje się prosta. Nie zawsze jednak dochodzi do skutecznego potrącenia wzajemnych wierzytelności. 

Sprawdź czy nie popełniasz błędów

Potrącenie wierzytelności, których termin płatności jeszcze nie upłynął (niewymagalnych)

Zgodnie z przepisami prawa potrącenie jest możliwe tylko jeśli wierzytelności podlegające potrąceniu są już wymagalne. Jeśli umowa wprost nie wskazuje terminu płatności należności, którą chcemy potrącić z wierzytelnością kontrahenta, przed wysłaniem oświadczenia o potrąceniu należy wezwać kontrahenta do zapłaty, wyznaczyć mu termin i poczekać na upływ tego terminu. Przykładowo, jeśli inwestor obciążył wykonawcę karami umownym, aby można je było potrącić, trzeba najpierw wysłać wykonawcy wezwanie do zapłaty kar w terminie np. 7 dni, a po upływie tego terminu należy wysłać kolejne pismo z oświadczeniem o potrąceniu. Nie będzie skuteczne wysłanie jednego pisma, w którym wzywamy do zapłaty i dokonujemy potrącenia należności, takie potrącenie będzie nieskuteczne. 

Podpis pod oświadczeniem o potrąceniu 

Oświadczenie o potrąceniu musi być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania potrącającego. W przypadku osób prawnych wymagany jest podpis osób reprezentujących zgodnie z KRS, lub pełnomocnika upoważnionego do składania oświadczeń o potrąceniu, w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – wymagany będzie podpis tej osoby lub pełnomocnika upoważnionego do składania oświadczeń o potrąceniu.

Jeśli księgowy lub księgowa nie mają pisemnego pełnomocnictwa do składania oświadczeń o potrąceniu, to faktura podpisana przez księgową i opatrzona informacją o zaliczeniu na poczet długu wykonawcy z tytułu kar umownych, części wynagrodzenia należnego temu wykonawcy, nie wystarczy na dokonanie potrącenia. 

Doręczenie oświadczenia (nie wystarczy kompensata w systemie księgowym)

Oświadczenie o potrąceniu jest skuteczne dopiero z chwilą kiedy dojdzie do drugiej strony, w taki sposób żeby mogła się zapoznać z jego treścią. Nie wystarczy więc dokonać rozliczenia w wewnętrznym systemie księgowym, czyli tzw. kompensaty i odnotować, że wierzytelność przysługującą inwestorowi (potrącającemu) od wykonawcy zaliczono na poczet długu wykonawcy u inwestora. 

Jakie są skutki prawne potrącenia?

Dokonanie potrącenia ma swoje skutki, następuje wtedy przymusowe zaspokojenie długu, a wierzytelności umarzają się do wysokości wierzytelności niższej. Wraz z umorzeniem wierzytelności wygasają prawa towarzyszące (poręczenie, hipoteka, zastaw). 

Najważniejsze jest jednak, że potrącając należności, potrącający dokonuje uznania długu. W praktyce oznacza to, że jeśli nawet, mimo dokonania potrącenia przez inwestora (np. wynagrodzenia wykonawcy z karami umownymi naliczonymi temu wykonawcy), wykonawca wytoczy inwestorowi proces o zapłatę wynagrodzenia i wykaże, że kary umowne są np. rażąco wygórowane, albo, że się inwestorowi nie należą, to inwestor nie będzie mógł już twierdzić, że wykonawcy nie należy się wynagrodzenie w dochodzonej kwocie. Oświadczenie o potrąceniu jest równoznaczne z tym, że inwestor uznał, że wynagrodzenie jest wykonawcy należne i potrącając wzajemne wierzytelności stron, inwestor dokonał w ten sposób zapłaty tego wynagrodzenia. W efekcie, jeśli wykonawca wykaże, że kary nie przysługiwały inwestorowi, a więc oświadczenie o potrąceniu było nieskuteczne, to inwestor będzie zobowiązany do zapłaty wykonawcy wynagrodzenia, które uznał dokonując potrącenia.

W jakich okolicznościach dokonanie potrącenia stanowi skuteczną obronę w procesie sądowym?

Nowelizacja przepisów postepowania cywilnego sprowadziła na dłużników i wierzycieli wzajemnych pewną pułapkę. 

Dotychczas, w postępowaniu przed sądem pozwany o wynagrodzenie inwestor mógł w zasadzie bez ograniczeń bronić się przed zapłatą tym, że potrącił wynagrodzenie wykonawcy z karami umownymi, które wykonawcy naliczył, nawet jeśli kary i wynagrodzenie miały swoją podstawę w innych umowach. Wyobraźmy sobie, że wykonawcę i inwestora łączy pięć różnych umów, na pięciu różnych budowach. Wykonawca pozywa inwestora o zapłatę wynagrodzenia z umowy nr 1. Inwestor obciąża karami umownymi wykonawcę z umowy nr 3. Następnie inwestor dokonuje potrącenia kar umownych przysługujących mu z umowy nr 3 z wynagrodzeniem wykonawcy przysługującym wykonawcy z umowy nr 1 (co jest prawnie dopuszczalne). W procesie wytoczonym przez wykonawcę o zapłatę wynagrodzenia z umowy nr 1 inwestor broni się wskazując, że dokonał potrącenia i wierzytelności wzajemnie się umorzyły, a tym samym inwestor nie jest zobowiązany do zapłaty. 

Obecnie jednak nie ma możliwości  wykorzystania zarzutu potrącenia przed sądem, jeśli potrącenie nie zostało dokonane w ramach jednego stosunku prawnego. We wskazanym przykładzie inwestor zatem nie mógłby podjąć skutecznej obrony opartej na zarzucie potrącenia dotyczącego wierzytelności z dwóch różnych umów. Spełnienie zaś pozostałych przesłanek, tj. wykazanie, że kary umowne naliczone przez inwestora są bezsporne albo przedłożenie dokumentu niepochodzącego od inwestora na dowód istnienia tych kar, może być bardzo trudne. W rzeczywistości trudno spotkać przecież wykonawcę, który sporządziłby dokument poświadczający, np. uznanie długu z tytułu kar umownych naliczonych mu przez inwestora. 

Przed złożeniem oświadczenia o potrąceniu należy więc, za każdym razem, przeanalizować czy jest ono możliwe i jakie będzie miało skutki w konkretnym stanie faktycznym.